Jira pour les projets transverses

Pour retrouver les éléments de travail de l’initiative transverse, on peut être tenté de bricoler des “solutions” qui n’en sont pas.

Le première mauvaise idée serait de marquer les éléments de travail avec une étiquette ou un préfixe. Je déconseille vivement cette manière de faire. D’abord pour des raisons d’utilisation (peu “user-friendly”, peu fiable du fait des oublis, etc.) mais aussi pour des raisons de performance qui rendront votre espace de travail inutilisable (Jira importera tous les tickets puis filtrera en local ceux qui auront été marqués).

Une autre mauvaise idée serait de créer un espace de travail distinct pour votre projets transverse (une instance Jira dédiée, un projet Jira spécifique). Cependant, les équipes qui contribuent au projet transverse verront leur espace de travail morcelé (réduisant ainsi la fluidité de leur travail quotidien) et la priorisation devient quasiment impossible.

Revenons à l’essentiel : des fonctionnalités de X Produits devront être adaptées et assemblées pour construire le Produit final. Il est probable que ces éléments appartiennent à des Produits différents et donc à des Product Backlogs et des équipes différents.

Vous avez donc besoin de :

• Regrouper des tickets pour avoir une une vision synthétique

• D’identifier facilement ces tickets dans des Backlogs déjà chargés

Pour cela, il vous suffit de représenter le programme dans Jira en ajoutant un niveau de ticket parent : l’Initiative. Ce ticket Initiative servira à regrouper tous les éléments de travail du programme (ex. : Epics).

Planning du projet transverse

En tant que PMO, vous avez besoin d’avoir le planning global :

• Listant les travaux des toutes les équipes impliquées (et seulement cela)

• Refléter la réalité des plannings de chaque équipe

Si vous utilisez la brique de planification Jira Advanced Roadmaps, il vous suffira de créer un planning dont la source est une requête JQL qui liste votre Initiative et tous ses tickets enfants, ce que JQL permet nativement.

Avancement

En matière d’avancement, Jira Advanced Roadmap vous laissera sans doute sur votre faim. Vous pourrez mesurer l’avancement au moment T et vérifier si les délais seront tenus (si vous en avez) mais guère plus. Pour mesurer l’avancement sur une période ou avoir une estimation d’une période d’atterrissage, un Burn-up Chart de livrable serait plus adapté.

C’est ce que permet Release Management. L’application est centrée release. Ce qui nous intéresse ici est qu’elle permet de créer des packages ou meta-versions. Un package est en un regroupement de plusieurs versions issues de Jira (ex. : Livraison domicile 1.0 = Supply 14.5.6 + Mobile App 5.3.4 + CRM 6.5.0). Vous pouvez ainsi regrouper les livrables des différentes équipes contributrices au livrable global, ce qui n’est pas possible nativement avec Jira.

Le package est un artefact de pilotage de l’avancement. La brique Insights de Release Management permet d’avoir des Burn-up Charts de package !

Le Burn-up Chart de package permet de :

• Visualiser l’avancement sur une période (pratique pour donner une vision globale à tous)

• Mesurer les changements de périmètre

• Avoir une estimation de la période d’atterrissage (algorithme de Monte Carlo)

Planning de chaque équipe

Le gros projet étant découpé en éléments de travail plus fins, l’adaptation de l’espace de travail de chaque équipe est minime. La complexité résidera plus dans l’alignement des équipes plus que dans l’outillage.

Toutefois, il est probable que chaque équipe ait besoin

• D’isoler le projet particulier parmi tous les autres sujets de son Backlog

• De visualiser les éléments du “pot commun” auxquels sa contribution est associée

• De ne pas être “polluée” par des éléments qui ne la concerne pas (autres équipes, autres sujets, etc.)

Pour ce faire, le planning devra afficher :

• Le Sprint Backlog (comme d’habitude)

• Les Initiatives parentes qui représentent le projet transverse

Concernant ce dernier point, il vous faudra utiliser une des nombreuses extensions JQL disponibles sur la marketplace Atlassian, comme JQL Search Extension for Jira par exemple (peu couteux).