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Le Ministère Vs Spotify

Votre entreprise est en croissance. Qui dit « croissance », dit « effectifs en croissance ». Pouvez-vous conserver la même organisation à 100 collaborateurs qu’à 20 ? Pouvez-vous continuer de fonctionner « à la bonne franquette » ? Il n’y a pas qu’une seule manière de s’organiser.

Le Ministère

Quand une organisation croît, que ses effectifs augmentent, elle a besoin de spécialistes, d’experts. Traditionnellement, les experts sont regroupés par fonction. Chaque fonction forme un groupe séparé des autres : les Développeurs d’un côté, les Architectes de l’autre, etc.

L’activité de l’entreprise augmentant, les interactions entre ces groupes deviennent plus nombreuses. Rapidement, ces interactions deviennent chaotiques : on ne peut plus travailler à 100 comme à 20 collaborateurs. Dans une tentative de maîtriser le chaos, ces interactions entre équipes sont réglementées par des procédures.

L’activité continue à croître et les effectifs aussi : le nombre de procédures augmente et elles deviennent de plus en plus complexes.

La réactivité disparait : pour faire la moindre chose, il faut faire intervenir 5 équipes. Entre comités de suivi, workflow de validation et formulaires, ce qui prenait 3 jours prend désormais 3 semaines.
L’intelligence disparait : les équipes se focalisent sur le respect de la procédure, pas sur l’objectif à atteindre. Le travail est découpé en petits bouts. Plus personne ne se comprend : demandeurs et valideurs n’ont plus le même intérêt.
La confiance disparait : une relation client / fournisseur s’installe ; certains demandent sans pouvoir faire, ceux qui valident ne sont pas concernés; ceux qui décident ne savent pas (comment ça marche), ceux qui savent ne décident pas (ce qu’il faut faire).

L’organisation devient bureaucratique : bienvenue au Ministère du Logiciel !

De quelle organisation avez-vous besoin ?

Il existe d’autres manières de faire, par lesquelles l’organisation a un but. Car peut-on vouloir être agile dans le fond mais pas dans son organisation ? Qu’est-ce qu’une organisation agile ? En avons-nous besoin ?

Vous construisez le futur système d’information de votre entreprise : un système d’information modulaire, capable d’évoluer rapidement, lisible. Chaque brique de ce SI est chargée d’une responsabilité claire et unique : il n’y a pas deux briques qui partagent la même mission. Chaque brique est autosuffisante : elle est composée de tout le nécessaire pour rendre le service attendu (le stockage des données, la logique, l’exposition du contrat d’utilisation à leur écosystème). Un système d’information agile.

Votre organisation doit évoluer avec le même état d’esprit : des équipes autonomes qui rendent un service clair sur un périmètre précis et qui disposent en leur sein de toutes les compétences nécessaires pour rendre le service attendu.

Pour proposer des solutions et les mettre en œuvre, une équipe doit être en capacité de :

Concevoir des solutions à mettre en œuvre pour atteindre un objectif : ceci implique qu’elle soit mobilisée sur des objectifs à atteindre et pas sur la mise en place de solutions imaginées par d’autres
Mettre en œuvre les solutions qu’elle a conçues : ceci implique que l’équipe dispose en son sein de toutes les compétences nécessaires

Pour être force de proposition et réactive, une équipe doit être pluridisciplinaire. Si elle ne dispose pas des compétences nécessaires en son sein, elle est dépendante de compétences extérieures auxquelles elle devra faire appel, souvent par le biais de procédures : ses capacités de conception et de mise en œuvre sont amoindries.

Être efficace, c’est coopérer au sein d’une même équipe pour atteindre un objectif commun. Procédurer les relations, c’est déléguer sa capacité d’action et être moins efficace.

Eviter le chaos

Avec des équipes autonomes, comment éviter le chaos ?

Par l’alignement permanent des équipes entre elles : s’accorder sur une stack technique commune, concevoir les applications de manière harmonieuse et interopérable, etc. Les collaborateurs qui portent des compétences similaires dans les équipes ont besoin de collaborer dans le champ de leur expertise au-delà des équipes dont ils sont membres.

Autrement dit, dans une organisation agile, chaque collaborateur contribue à plusieurs équipes de natures différentes : son « équipe projet » et sa communauté de pratiques.

Que fait-on dans une communauté ? On se réunit entre personnes qui assurent les mêmes fonctions dans des équipes différentes et on élabore des manières de faire communes, on partage des bonnes pratiques, etc.

Dans une communauté, on construit son intervention dans les équipes : les membres de chaque communauté portent les sujets dans leurs équipes respectives et « mettent les pieds dans le plat ».

Spotify

Une entreprise connue a conçu une organisation dite « matricielle » : Spotify. Ce type d’organisation a été adopté par d’autres grandes entreprises (comme AXA) : on parle désormais de « modèle Spotify ».

Voici comment les équipes Spotify sont organisées :

Les équipes (Squad) sont pluridisciplinaires : développeurs Front et Back, Ops, architectes, testeurs, etc.
Les chapitres (Chapter) regroupent les collaborateurs par fonction : les architectes, les Ops, les développeurs, les testeurs, etc.
Les tribus (Tribe) regroupent plusieurs équipes par domaine métier
Les guildes (Guild) regroupent les collaborateurs par affinité (ex. : écologie et IT : Green code)

Dans cette organisation, le rôle du Manager est très différent dans de celui qu’il a traditionnellement dans une organisation pyramidale. L’organisation matricielle a moins besoin de donneurs d’ordre que de meneurs sachant mobiliser leur communauté ou leur équipe autour d’un objectif commun. Le Manager crée les conditions pour que les solutions émergent des équipes. C’est plus un mentor qu’un hiérarchique.

Et vous ?

Quel avenir pour votre organisation ? Vos collaborateurs vont-ils devenir client / fournisseur les uns des autres par le bais de procédures ? Ou allez faire infuser les bonnes pratiques au cœur des projets, dans les équipes ?

Les Architectes sont souvent de bons candidats pour une telle organisation. Par exemple, initier une cartographie est un chantier colossal mais n’est utile que si elle est maintenue à jour. Pour cela, quoi de plus efficace que d’autre au cœur des projets et de faire équipe avec les Développeurs ?

Le mouvement vers le Cloud est au cœur de votre stratégie SI ? Pour porter le sujet au sein même des équipes, les Architectes font partie intégrante des équipes (Squad). Pour être en mesure de capitaliser sur les bonnes pratiques, de concevoir la cible architecturale et de débattre des questions qui leur sont propres, les Architectes font aussi partie de la communauté des Architectes (Chapter).

Quid des testeurs ? De l’Infra ? Quels mentors pour animer ces communautés et aligner ses membres ?

Ce qu’il faut retenir

La multiplication des procédures est symptômatique d’une organisation qui a besoin de se reconfigurer. Les passages de relai, procédures et formulaires ne vous aideront pas à vous approcher des résultats que vous attendez. Placer les experts Infra, Architecture et Test dans les équipes de développement est l’une des meilleures manière de faire infuser les bonnes pratiques au coeur des projets.